Persondatapolitik

Indholdsfortegnelse
1. Persondatapolitik for Vordingborg Erhvervsforening
1.1. Indsamling af persondata
1.2. Behandling og videregivelse af persondata
1.2.1. Hjemmeside
1.2.2. Nye medlemmer
1.2.3. Fakturering
1.2.4. Nyhedsbreve
1.2.5. Arrangementer
1.2.6. Vordingborg Erhvervsforenings bestyrelse
1.3. Slettepolitik
1.4. Rettigheder for medlemmer af Vordingborg Erhvervsforening
1.5. Datasikkerhed
2. Cookies
2.1. Hjemmeside
3. Kontaktoplysninger
3.1. Dataansvarlig
4. Klagevejledning
4.1. Vordingborg Erhvervsforening
4.2. Datatilsynet

__________________________________

1. Persondatapolitik for Vordingborg Erhvervsforening
Ifølge Persondataforordningen har du ret til at vide, hvordan vi opbevarer og behandler dine personoplysninger, når du indmelder dig/din virksomhed i Vordingborg Erhvervsforening. Ydermere er det i vores interesse, at du føler dig tryg ved at videregive dine oplysninger til os.

I det følgende beskrives, hvilke oplysninger Vordingborg Erhvervsforening indsamler og registrerer om dig og din virksomhed, samt hvordan de opbevares og behandles.

1.1. Indsamling af persondata
Ved indmeldelse i Vordingborg Erhvervsforening indsamler vi følgende oplysninger om dig og din virksomhed:

• Virksomhedens navn
• Fornavn og efternavn (evt. navn og e-mail på kontaktperson(er))
• Adresseoplysninger
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Antal ansatte
• Faktureringsoplysninger, evt. EAN nummer m.v.

De oplysninger, som du udleverer til os, anvender vi til intern registrering. Vi opbevarer disse data til brug, når vi skal i kontakt med dig samt skal fakturere for det årlige medlemskontingent og deltagelse i vores arrangementer.

De registrerede oplysninger opbevares i Vordingborg Erhvervsforenings Dropbox Business-mappe.

Der foreligger databehandleraftale med Dropbox Business, der sørger for, at de registrerede personoplysninger opbevares korrekt.

Vordingborg Erhvervsforenings sekretariat ligger hos Vordingborg Erhverv A/S, Rådhustorvet 4F, 4760 Vordingborg, CVR.nr: 35857133. Sekretariatsfunktionen hos Vordingborg Erhverv A/S har adgang til ovenstående registrerede oplysninger.

1.2. Behandling og videregivelse af persondata

1.2.1. Hjemmeside
Ved indmeldelse i Vordingborg Erhvervsforening registreres de oplyste data på www.vordingborgerhvervsforening.dk. – Herunder med virksomhedsnavn, adresse og postnummer, telefonnummer samt websiteadresse.

1.2.2. Nye medlemmer
En samlet liste over alle medlemmer sendes enten via mail eller pr. post til nye medlemmer. Denne medlemsliste indeholder følgende oplysninger om medlemmerne: Virksomhedsnavn, kontaktperson, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Denne medlemsliste videregives til nye medlemmer med det formål at orientere om, hvem medlemmerne i Erhvervsforeningen består af samt at skabe og understøtte erhvervsnetværket medlemmerne imellem.

1.2.3. Fakturering
Fakturering af det årlige medlemskontingent samt for deltagelse i udvalgte arrangementer sker via regnskabsprogrammet Billy, der kører på SSL-krypterede websider. Alle oplysninger nævnt i punkt 1.1., med undtagelse af antal ansatte, lagres hos Billy. Dette er udelukkende med det formål at kunne fakturere vores medlemmer korrekt.

Der foreligger en databehandleraftale med Billy for at sikre, at de registrerede personoplysninger opbevares korrekt.

1.2.4. Nyhedsbreve
Vi udsender med jævne mellemrum nyhedsbreve til dig med information om aktiviteter, der afholdes i Erhvervsforeningen samt andre aktiviteter, som kan være relevante for dig. – Herunder erhvervspolitiske tiltag, som Vordingborg Erhvervsforening engageres i.

Udsendelse af nyhedsbreve sker via systemet MailChimp, som er et professionelt værktøj til fremstilling og udsendelse af nyhedsbreve. Hos MailChimp lagres en liste over mailadresserne til vores medlemmer, som vi udsender nyhedsbreve til. Herunder vil også fornavn, efternavn samt virksomhedsnavn registreres.

Efter udsendelse af nyhedsbreve indhentes statistik fra MailChimp til at undersøge, hvor mange der har åbnet nyhedsbrevet, samt hvilke tidspunkter på dagen, de fleste åbner nyhedsbrevet. Formålet med anvendelsen af denne statistik er udelukkende at se, hvornår på dagen vi skal udsende vores nyhedsbreve, for at optimere antallet af læsere til nyhedsbrevet.

Der foreligger en databehandleraftale med MailChimp, der sørger for, at de registrerede personoplysninger opbevares korrekt.

1.2.5. Arrangementer
Tilmelding til Vordingborg Erhvervsforenings arrangementer sker via en tilmeldingsformular på www.vordingborgerhvervsforening.dk. Tilmeldingen går direkte til vores mail info@vordingborgerhverv.dk, hvortil Vordingborg Erhvervsforenings sekretariat registrerer tilmeldingen.

I forbindelse med afholdelse af arrangementer i Vordingborg Erhvervsforening, kan der forventes en udlevering af deltagerlister. Du kan derfor forvente, at følgende oplysninger om dig udleveres til de øvrige deltagere: Fornavn, efternavn samt hvilken virksomhed, du repræsenterer.

Efter arrangementernes afholdelse skrives der highlights fra arrangementerne og lægges billeder op på vores hjemmeside samt i et nyhedsbrev. Der kan derfor forekomme billeder på hjemmesiden, hvor du som deltager er med på.

1.2.6. Vordingborg Erhvervsforenings bestyrelse
Personoplysninger kan ved efterspørgsel videregives til bestyrelsen.

1.3. Slettepolitik

1.3.1. Arrangementer
Deltagerlister i forbindelse med arrangementer opbevares i op til 15 måneder efter arrangementets afholdelse, hvorefter de slettes. Vordingborg Erhvervsforening anvender ofte deltagerlisterne efterfølgende til at se, hvem der har deltaget i forskellige arrangementer, og om der deraf kan spores en interesse, der kan ligge til grund for kommende arrangementer. Deltagerlisterne gemmes også til administration af fakturering og betaling for deltagelse i arrangementer.

1.3.2. Mails
Mails modtages via mailsystemet Outlook og slettes ved årlig datarevision, når mails bedømmes ikke længere at have nogen relevans – dog op til 36 måneder.

1.4. Rettigheder for medlemmer af Vordingborg Erhvervsforening
Som medlem i Vordingborg Erhvervsforening har du altid ret til:
at få indsigt i, hvilke personoplysninger Vordingborg Erhvervsforening behandler om dig.
at få berigtiget, ajourført og slettet de personoplysninger, som Vordingborg Erhvervsforening har registreret om dig.
Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Vordingborg Erhvervsforening alle oplysninger, medmindre Vordingborg Erhvervsforening har mulighed for fortsat at opbevare oplysningerne efter en anden hjemmel.
Er behandlingen af personoplysningerne baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvorefter behandlingen vil ophøre, medmindre Vordingborg Erhvervsforening har pligt til at behandle personoplysningerne i henhold til anden lovgivning.
Du har efter skriftlig anmodning til Vordingborg Erhvervsforening mulighed for at få et udskrift af dine personoplysninger. Du har endvidere ret til at få oplyst, hvor længe dine oplysninger opbevares og efter hvilke kriterier.
Henvendelse i forbindelse med ovenstående bedes rettet til Vordingborg Erhvervsforening via mail til info@vordingborgerhverv.dk.

1.5. Datasikkerhed
For at undgå databrud, anvender Vordingborg Erhverv A/S, som har sekretariatsfunktionen for Vordingborg Erhvervsforening, Dropbox Business, som opfylder GDPR-lovgivningen, til opbevaring af persondata. Ydermere har Vordingborg Erhverv A/S firewall.

Derudover sikres der, at adgangen til Vordingborg Erhvervsforenings Dropbox Business mappe, kun er tilgængelig for sekretariatsfunktionen.

2. Cookies
Når du besøger en hjemmeside, vil der ofte gemmes såkaldte cookies på din computer. Cookies anvendes til registrering af din aktivitet på en hjemmeside.

2.1. Hjemmeside
På www.vordingborgerhvervsforening.dk anvendes der på nuværende tidpunkt kun cookies, som får siden til at fungere korrekt.

3. Kontaktoplysninger
Har du spørgsmål til vores persondatapolitik og anvendelsen af cookies, er du meget velkommen til at kontakte Vordingborg Erhvervsforening på telefon 55 34 03 93 eller via mail info@vordingborgerhverv.dk.

3.1. Dataansvarlig
Vordingborg Erhvervsforenings sekretariat ligger hos Vordingborg Erhverv A/S, hvorfor Vordingborg Erhverv A/S er dataansvarlig for ovenstående registrerede oplysninger.

4. Klagevejledning

4.1. Vordingborg Erhvervsforening
Klager kan stiles til:

Vordingborg Erhvervsforening
Rådhustorvet 4F
4760 Vordingborg
mail: info@vordingborgerhverv.dk
telefon: 55 34 03 93.

4.2. Datatilsynet
Klager over Vordingborg Erhvervsforenings behandling af personoplysninger skal rettes til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K